Nous sommes à l\’air de la dématérialisation, notamment avec le \ »cloud computing\ ». Combien de fois vous êtes vous retrouvés à devoir batailler pour retrouver vos documents perdus ? Perdre du temps à chercher vos fiches de cours ? Ne plus savoir où stocker et trier vos tonnes de factures ?
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Pas toujours pratique n\’est-ce pas ? Alors voici comment ne plus s\’embarrasser avec des tonnes de papier et atteindre la légèreté aussi bien physique que mentale en gardant vos documents à porté de main \ »dans les nuages\ » :
Etape 1 : Se débarrasser du papier
Dans un premier temps, débarassez-vous de toutes les sources d\’encombrement :
- Optez pour des factures électroniques (généralement en pdf): la grande majorité des banques, opérateurs téléphoniques etc…proposent de choisir entre des supports papiers ou électroniques.
- Privilégiez les prélèvements automatiques: ne vous souciez plus d\’avoir à envoyer vos chèques à la fin du mois, automatisez au maximum ce qui peut l\’être.
- Numérisez vos documents importants : on ne sait jamais ce qui peut arriver, donc scannez vos documents importants et rangez les précieusement.
- Vous pouvez également, si vous avez le temps, scanner vos anciennes factures, papiers et documents moins importants pour vous en débarrasser après, l\’histoire de vous alléger et faire le tri.
L\’objectif ici est de vous détacher de tout support papier. Mais où stocker toutes ces données numérisées sans risquer de les perdre ?
Etape 2 : Stockez vos documents en ligne
Les 2 logiciels extrêmement pratiques que j\’utilise sont : Dropbox et Evernote.
Dropbox vous permet de stocker vos fichiers en ligne, un peu comme une clé USB online à laquelle vous aurez accès depuis n\’importe quel ordinateur. En plus il est compatible avec la plupart des smartphones, ce qui vous permettra d\’accéder à vos documents de n\’importe où.
Plus de risque de perdre vos données comme avec un clé usb, ou après un plantage de votre PC (ou MAC…). J\’utilise dropbox principalement pour mes documents importants sous format word, excel, et PDF, pour quelques photos et également pour sauvegarder certains fichiers comme mes sites internet.
L\’autre outil fort sympathique pour emmener vos notes partout avec vous est: Evernote. Il est également compatible avec iPhone et Ipad afin que vous puissiez avoir toutes vos notes dans la poche ou le sac.
Evernote vous permet de conserver et trier vos notes (textes, images, liens internet…) et d\’y avoir accès de partout. Vous pouvez par exemple numériser vos factures, mettre les images dans Evernote et les classer et trier par date, dossier etc… Vos documents seront donc classés et à porté de main partout où vous êtes.
Avec Dropbox et Evernote vous aurez déjà de quoi vous libérer de tous supports physiques. Ce qui est bien avec ces 2 outils c\’est que la plupart des logiciels de traitement de texte et d\’images sont compatibles avec eux, ce qui vous permettra d\’importer facilement vos documents partout où vous êtes. Je vous conseille quand même de garder des copies de sauvegarde physique sur disque dur externe, on ne sait jamais ce qui peut arriver…
Etape 3 : Tout dans les nuages
Je vous ai présenté Dropbox et Evernote qui sont presque indispensables pour réduire les supports papiers. Mais il reste le problème de l\’agenda, des livres, des magazines etc…Alors comment vivre léger sans tout ce papier qui s\’accumule ?
Déjà la suite Google avec Google Agenda et Google Docs est très puissante pour gérer vos planning et documents en ligne. De plus Google Agenda se synchronise facilement avec les smartphones, iPad et autres produits mobiles. Vous pourrez donc vous organiser avec des solutions en ligne et accessibles de partout. Je vous conseille d\’ailleurs mon ancien article sur comment s\’organiser.
Ensuite le marché de l\’ebook se développe de plus en plus, entre les tablettes tactiles et les readers vous pouvez désormais lire vos magazines, vos livres et vos documents sur ces supports, avec un confort très appréciable. Cependant je comprends que le support physique soit toujours plus agréable pour la lecture, surtout avec les livres. J\’avoue toujours préférer un bon bouquin dans les mains qu\’un iPad. Mais la solution de l\’ebook peut être utile lorsqu\’on se déplace souvent car les livres pèsent lourd dans la valise…J\’ai donc toujours quelques ebooks stockés sur mon Dropbox et mon ipad pour m\’occuper lors de mes déplacements.
J\’ai souvent apprécié le combo moleskine+agenda papier dans la main mais je me suis vite perdu dans mes prises de note. J\’ai donc testé le logiciel \ »Awesome Note\ » sur iPhone et iPad que je conseille fortement. Cette application est la meilleure que j\’ai pu tester pour la prise de note. Elle se synchronise facilement avec Evernote et Google Document, je peux donc avoir mes notes toujours à portée de main pour les consulter, les compléter et les trier. Elle permet même de gérer des \ »todo list\ » avec une interface très fluide et ergonomique.
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Voici donc les solutions les plus intéressantes que je connais pour réduire vos piles de papiers, vous pouvez non seulement faire un geste pour l\’environnement mais surtout libérer votre espace et donc votre esprit.
Et vous ? Vous êtes plutôt papier ou numérique ?
En effet, les outils de Google Apps sont indispensables. En terme d’efficacité, Google Docs et Google Agenda sont vraiment les meilleurs.
En tant qu’ingénieur et entrepreneur web, j’ai travaillé mes méthodes de prises de notes et j’ai opté pour le support papier. Un mini bloc-note, qui tiens dans la poche, pour prendre des contacts en soirée, pour noter des idées qui peuvent fuser à n’importe quel moment de la journée, …. J’utilise aussi un cahier de plus grand format, pour prendre des notes plus construites, lors du petit-déjeuner par exemple : ça permet aussi de travailler de temps en temps sans outils électroniques.
Et depuis que je me suis fait voler mon google phone, je suis repasser à un modèle de téléphone classique : le Samsung Solid. A recharger tous les 2 semaines, anti-choc, water-proof, … le tout avec un petit abonnement de 15 euros par mois.
Pour les ebooks, je n’ai pas encore trouver la meilleure solution : dois-je passer à l’ipad ? Pour l’instant, je préfère les imprimer pour les lire, et les partager 🙂
Avant je me baladais souvent avec mon carnet moleskine dans la poche, d’ailleurs je l’ai toujours de temps en temps avec moi. Mais depuis que j’ai découvert Evernote, je ne m’en sépare plus. C’est tellement pratique d’avoir mes notes synchronisées sur mon ordi, mon iphone et mon ipad. Si je travaille sur mon ordi, je peux prendre des notes à tout moment, si je suis en déplacement hop je les rentre sur l’iphone, et tout est synchronisé.
Concernant l’ipad il faut avouer qu’il n’est pas indispensable mais fort pratique. Avoir ses notes, agenda, ses livres, ses documents, jeux etc… partout avec soi c’est cool. Je me peux me poser n’importe où (ou pas…car l’ipad est encore pour l’instant un objet de luxe donc moyen dans le RER…). En fait j’ai synchronisé mes 3 appareils pour toujours avoir accès aux donnés dont j’ai besoin.
Mais j’admets que prendre des notes à la main reste toujours plus agréable et aide à la créativité. Je pense que le papier a encore de longs jours à vivre :).
Sinon pour les ebook il y a l’alternative Readers mais je trouve la lecture pas très fluide, pour l’instant l’ipad est le meilleur que j’ai pu voir pour la lecture de PDF en tout cas 😉
Ah oui les accumulations de papier font partie de mes phobies.
En tout, j’ai 3 dossiers qui contiennent des papiers ne pouvant pas aller ailleurs, mais c’est tout.
J’ai bien un Moleskine qui traîne pour dessiner ou écrire des conneries, mais la prise de notes se fait sur un vénérable Newton qui date de 1996. Y a pas mieux encore aujourd’hui pour la reconnaissance d’écriture.
L’iPhone et l’iPad peuvent se rhabiller (même si j’ai ça aussi en stock).
Evernote et Dropbox sont également devenus indispensables dans ma vie numérique.
A bas le papier!
Tu utilises toujours ton newton ? Il n’y pas de problèmes de compatibilité avec les nouveaux supports ?
Bonjour,
C’est vrai, diminuer le papier est une excellente chose.
Seulement certains organismes exigent la production d’un document papier, y compris pour un envoi en ligne.
Y compris en ligne : il faut scanner le justificatif papier pour l’envoyer par mail, c’est un comble, non ?
Ce qui nous oblige à recevoir encore les factures papier d’électricité qui servent, très souvent, de preuve de domicile.
Il faut, aussi, reconnaître que tout scanner, surtout les « archives », prendrait :
– un temps fou et nous n’avons pas le temps de le faire,
– mais aussi une place folle dans le disque dur, il faudrait, à la limite, y consacrer un disque externe,
De plus, prendre des notes impromptues sur un Iphone ou autre prend certainement plus de temps (trouver l’application) que les griffonner sur un post-it, par exemple.
Alors, diminuer le papier, bien sûr, l’environnement, les arbres, tout ça, oui !
Mais dans une mesure raisonnable.
Bien amicalement,
Elena.
Bonjour Elena,
C’est sur que de numériser les archives présente un travail énorme, mais de ce coté là il vaut mieux numériser les documents les plus importants, ne serait-ce que par prudence.
Sinon l’idéal est de commencer à numériser les documents qui arrivent à partir de maintenant, de façon régulière ce qui ne prends pas beaucoup de temps.
L’avantage est de pouvoir les conserver triés et partout avec soi dans sa poche ou dans son sac. Il y a des organismes qui proposent de numériser notre courrier, c’est pratique pour les personnes mobiles. Les images ne sont pas lourdes du tout si elle sont compressées au bon format.
La numérisation a le double avantage d’être sécuritaire et pratique. Chacun ensuite est libre de l’utiliser à sa convenance :).
Johann
c’est vrai que moins de papier c’est mieux … mais je n’ai pas encore vu d’étude concernant les gains écologique du tout informatique versus le tout papier…
N’oublions pas que pour construire un lecteur de la taille d’un telephone il faut des centaines de litres d’eau, de l’energie, du pétrole pour les pièces qui transite du Brésil à la Chine + la conso en énergie par le consomateur final…
Tout à fait d’accord avec toi Goji. Avec ce qu’on appelle l’obsolescence programmée, c’est à dire la limitation volontaire de la durée de vie d’un produit pour des raisons strictement commerciales, la facture écologique peut être encore plus dramatique.
Il faut une consommation responsable, c’est à dire garder son kindle, téléhponeou ipad pendant plusieurs années, utilisez les réseaux de secondes mains, …
@Kalagan bien dit !
La plupart des gens attendent des solutions des politiques
alors que c’est notre course à la consommation (et donc notre égoisme) qui est à remettre en cause.
Fan de photo mais comme toi, je n’en tire plus aucune sur papier.
Le numérique est passé par là aussi et résultat, des tonnes de papier d’économisé.
AleX.